KTS HER YILIN BİLGİLERİNİ AYRI OLARAK TUTAR
KTS açılışta firma ve çalışma yılı sormakta ve yaptığınız seçime göre bilgilere ulaşmaktadır.
HER çalışma yılının bilgileri ayrı tutulur ve bu bilgiler birbirinden bağımsızdır.
Böylece istediğiniz zaman önceki yıllara ait bilgileri açabilir ve izleyebilirsiniz.
Yeni yıla girerken DEVİR işlemini nasıl yapıyoruz?
Öncelikle yeni yıl için yeni bir çalışma dönemi oluşturuyorsunuz:
Bunu KTS açılırken gelen firma seçme-tanımlama ekranından yapıyorsunuz.
Yeni dönem oluşturmak için, dönemlerin gösterildiği tablo üzerinde farenin sağ tuşuna basılınca açılan menüyü kullanıyorsunuz. Bu durumda aşağıdaki yeni dönem oluşturma ekranı gösterilir:
"Yeni Dönemi Oluştur" düğmesine tıklayarak (örnekte 2010 yılı için gösteriliyor) yeni bir çalışma dönemi oluşturuyorsunuz.
Daha sonra önceki dönemdeki bilgilerinizi yeni döneme devrediyorsunuz:
Önceki dönemden bilgilerinizi yeni döneme DEVRETME işlemi, yine dönem tablosu üzerinde farenin sağ tuşuna basılınca açılan menüden yapılıyor:
Dönem menüsünden "Dönem DEVİRİ" seçmeniz yeterlidir (Herhangi bir dönem üzerinde farenin sağtuşuna tıklayıp açılan menüden "Dönem Deviri" seçiyorsunuz). Bu durumda aşağıdaki devir ekranı gösterilir:
KTS DEVİR SİHİRBAZI ile devir işlemi esnek ve kolay
Dönemlerin üzerinde farenin sağtuş menüsünden "Dönem Deviri" seçtiğinizde, eğer birden fazla çalışma döneminiz varsa, KTS Devir Sihirbazı ekranı gösterilir. KTS Devir Sihizbazı her aşamada size açıklayıcı bilgi verir ve nasıl devir yapılacağına ait kararları size sorar. Sonunda da isterseniz onayınızla deviri gerçekleştirir.
Devir sihirbazı başladığında, aşağıdaki bilgilendirici ekranı gösterir:
Bu ekranda, Devir sihirbazının size yardımcı olacağı bildirilir.
Ayrıca ÇOK KULLANICILI ortamlarda (NETWORK Lisansı), DEVİR işlemi sırasında KTS yazılımını sizden başka kullanan olmadığından emin olmanız gerektiği bildirilir. Bu ekranda "İleri" düğmesine tıklayarak ilerliyorsunuz.
İlk ekranda "İleri" tuşuna basılmasıyla birlikte, sihirbaz size devirle ilgili dönemlerin sunulduğu ekranı getirir:
Bu ekranda tek yapmanız gereken, "Önceki Dönem" ve "Şimdiki Dönemleri" seçmektir. Devir sihirbazı tarihe göre yılbaşı öncesi ve sonrasında seçimleri otomatik olarak yapar (siz isterseniz değiştirebilirsiniz). Eğer yapmak istediğiniz zaten 2009'dan 2010'a devir ise, ileri diyerek devam edebilirsiniz.
Ekranda ayrıca önemli bir bilgi sunulmaktadır : DEVİR işlemi Önceki Dönemdeki bilgilerinize hiçbir şey yapmaz, bu bilgiler aynen korunur ve istediğiniz zaman önceki dönemi açarak bilgilerinizi görebilirsiniz.
Kontrol Ekranı : Devirle ilgili dönemler seçilip ileriye tıklandığında, sihirbaz size devir kontrolü yapılacak ekranı gösterir. Bu ekranda tek yapmanız gereken, "Devir Kontrolü Yap" düğmesine tıklamaktır.
Devir kontrolü işlemi, önceki döneme ait veri dosyalarını kontrol eder, ve dosyalarda bir eksiklik-tutarsızlık vs. tesbit ederse size durumu bildirir.
Dosyalarda bir sorun bulunmuyorsa, Sihirbaz "Kontrol Sonucunda Devir Yapılabilir" bildirisini gösterir ve bu durumda "İleri" düğmesine tıklayarak ilerleyebilirsiniz.
Devir Yöntemini Siz Belirliyorsunuz
KTS Devir Sihirbazı, KTS ye özgü esneklik ve kolay kullanım özelliklerinden birini daha sergileyerek, "Devir Yöntemini" size soruyor ve sizin tercihleriniz doğrultusunda devir işlemini gerçekleştiriyor:
Devir Sihirbazı size 4 ayrı yöntem sunuyor ve seçiminize göre deviri gerçekleştiriyor. Bu ekranda, tüm yöntemlerin ne yaptığı bir yöntemi seçince açıklanmaktadır. Yapmanız gereken, size uygun olan devir yöntemini belirlemektir. Devir yöntemleri aşağıda açıklanmaktadır:
A) Önceki Dönemden Devam Et :
En basit devir yöntemidir. Önceki dönemde olan tüm bilgileriniz olduğu gibi yeni döneme kopyalanır (ör: 2010 deviri için, öceki dönemdeki tüm bilgileriniz 2010 dönemine aktarılır). Böylece yeni dönemde önceki dönemden kaldığınız yerden devam edersiniz.
Eğer önceki dönemde cari işlem (alış, satış vs) ve perakende satış kayıtlarının sayısı fazla değil ise, bu yöntemi tercih etmeniz tüm bilgileri 2010 yılında görmenizi sağladığından kolaylık sağlayacaktır.
B) Önceki Dönemden Devir Yap:
En kapsamlı devir yöntemidir. Bu yöntemde, önceki döneme (2009 yılına) ait işlem bilgileri (alışlar, satışlar, ödemeler, kasa işlemleri, perakende satışlar ... gibi) 2010 dönemine aktarılmaz.
Stok Kartlarının açılış ve mevcut miktarları ile, Cari kartlarının devir bakiyeleri, aktarılmayan işlemler gözönüne alınarak yeniden hesaplanır ve 2010 dönemine devirli olarak aktarılır.
İlave olarak eğer 2009 döneminde aşağıdaki koşulları sağlayan işlemler varsa, bu işlemler 2010 dönemine aktarılır:
- İşlem Tarihi 2010 ve sonrası olan işlemler varsa, bu işlemler 2010 dönemine aktarılır (perakende satış, alış, satış, ödeme vs..)
- Henüz ödenmemiş durumda görünen çek ve senetler, tarihine bakılmaksızın yeni döneme aktarılır.
- Henüz taksitleri devam eden (tüm taksitleri ödenmemiş) taksitli satışlar yeni döneme aktarılır.
Eğer 2010 döneminde, önceki döneme ait işlemleri görmek istemiyor ve her yılın işlemlerini ayrı değerlendirmek istiyorsanız, bu yöntem sizin için uygundur (NOT: Ancak önceki dönemde alış, satış gibi işlem kayıtlarının sayısı fazla değil ise, A veya D yöntemlerini de değerlendirmeniz tavsiye edilir.)
C) Sadece Stok ve Cari Kartlarını Aktar:
Yeni dönemde yeni bir başlangıç yapmak isteyenler için uygun olan seçenektir. Önceki dönemin bilgilerinden sadece "Stok ve Cari" kartları yeni döneme alınır. Yeni dönemde tüm işlem bilgileri (alış, satış, ödeme, taksitli satış, perakende satış, çek-senet, kasa ..) boş olur.
Yeni döneme aktarılan stok kartlarının miktarı, ve cari kartlarının bakiyeleri önceki dönemdeki son durumlarına göre devirli olarak aktarılır (Örneğin önceki dönemdeki Cari kartının son bakiyesi, yeni dönemde aynı cari kartının açılış (devir) bakiyesi olarak gösterilir).
Ancak isterseniz, bu yöntemde tüm cari bakiyelerinin (ve isterseniz stok miktarlarının) yeni dönemde sıfırlanmasını da tercih edebilirsiniz (bunun gibi seçilen yönteme ilişkin ek seçenekler, sihirbaz tarafından ilerleyince size sunulmaktadır).
Eğer önceki dönemde önemli bir alış-satış bilgisi yoksa, veya yeni dönemde yeni bir başlangıç yapmak istiyorsanız bu yöntem sizin için uygundur.
D) Önceki Dönemden Devam Et 2:
A seçeneğine benzer bir seçenektir ve A seçeneğinde olduğu gibi tüm bilgilerini yeni döneme aktarılır.
Ancak A seçeneğinden farklı olarak, aşağıdaki bilgiler yeni döneme aktarılmaz (yeni dönemde sıfırlanır):
- Önceki dönemin perakende satışları.
- Önceki dönemin kasa işlemleri (yeni gelir, gider, döviz alışı vs.. gibi kasa ekranından yapılan kasa işlemleri).
Yukarıdaki işlemler dışında diğer tüm cari işlemler (ödeme, tahsilat, alış, satış vs), çekler-senetler, teklifler/siparişler yeni döneme aktarılır.
Eğer önceki dönemden devam etmek istiyorsanız, ancak önceki dönemde perakende satış kayıt sayısı oldukça fazla ise (veya önceki dönemin perakende satış kayıtlarının yeni döneme aktarılmasını istemiyorsanız) bu yöntem sizin için uygundur.
Siz Devir Yöntemini Belirleyin yetiyor, gerisini devir sihirbazı tamamlıyor:
Devir sihirbazının sizden istediği en önemli bilgi, devir yöntemini belirlemenizdir. Devir yöntemini belirledikten sonra ilerlerseniz, sihirbaz sizin onayınızla seçtiğiniz yönteme göre deviri tamamlayacaktır.
Devir işlemi bitince, devir yaptığınız dönemi (şimdiki dönem) açıp, devredilen bilgilerinizi inceleyebilirsiniz. Seçtiğiniz yönteme göre bilgileriniz devredilmiştir.
DEVİR SONRASINDA NE YAPILMALI?
Devir işlemi sonrasında devir yapılan dönemi açıp devredilen bilgileri incelemeniz gerekir. Seçtiğiniz devir yöntemine göre devredilmiş bilgileri inceleyip OK vermelisiniz. Bilgileri inceleyip OK verdikten sonra tek yapmanız gereken KASA AÇILIŞ TARİHİ ve KASA AÇILIŞ MİKTARLARINI güncellemektir.
Siz Kasa için bir Açılış tarihi beliryelip, açılış tarihinde kasanızdaki Nakit miktarlarını programa girdiğinizde, KTS açılış tarihinden sonraki tüm NAKİT işlemleri otomatik olarak kasa durumuna ekleyip-çıkarmakta ve KASA NAKİT DURUMU ekranında kasanızda olması gereken nakit miktarını göstermektedir.
DEVİR işlemi, önceki dönemdeki kasa AÇILIŞ tarihini ve Miktarlarını aynen yeni döneme devreder. Ancak devir sırasında aktarılan ve aktarılmayan işlemlere göre bu bilginin güncellenmesi gerekebilir.
Bunu yapmak için yeni dönemde "Kasa nakit durumu" ekranında, "Açılış Tarihini Değiştir" seçiyorsunuz ve kasa açılış tarihini ve açılış tarihinde kasanızda olan nakit miktarlarını girerek kaydediyorsunuz.
ÖNEMLİ NOT : B-ÖNCEKİ DÖNEMDEN DEVİR HAKKINDA
Buradaki bilgiler sadece B-Önceki Dönemden Devir Yap seçeneğiyle ilgilidir. Başka bir yöntemle devir yapacaksanız dikkate almayabilirsiniz.
Eğer B-Önceki Dönemden Devir Yap yöntemi ile devir yapacaksanız, önceki dönemdeki ÇEK-SENET kayıtlarından Durumu ÖDENDİ olmayan tüm çek ve senet kayıtları yeni döneme aktarılacak ve yeni dönemde görünecektir.
Yukarıdaki nedenle, eğer B yöntemi ile devir yapacaksanız, devir öncesinde önceki dönemi açıp ÇEK-SENET kayıtlarını (varsa) gözden geçiriniz. Bu kayıtlardan devir sırasında yeni döneme aktarılmasını istemedikleriniz varsa, bu kayıtların durumunu ÖDENDİ yapmalısınız. Ciro edilmiş çek ve senetler için de durumu ÖDENDİ yapabilirsiniz. Durumu ÖDENDİ görünen kayıtlar yeni döneme aktarılmaz.
B-Önceki Dönemden Devir Yap seçeneğinde bir diğer konu da Taksitli Satışlardır. Eğer taksitli satış işlemini kullanıyorsanız, lütfen aşağıdaki açıklamaları okuyunuz:
Henüz ödenmemiş taksitleri bulunan taksitli satışlar (bir taksit ödenmemiş durumda dahi olsa da) yeni döneme B-Devir Yap yöntemi sonrasında tarihine bakılmaksızın aktarılmaktadır (Taksitli satış ve taksit kayıtları). Eğer devir öncesinde ödenmemiş taksitleri olan taksitli satışlardan yeni döneme aktarılmasını istemedikleriniz varsa, bu durumda Taksitli Satış Kapatma işlemiyle bu taksitli satışları kapatmalısınız. Taksitli Satış Kapatma işlemi güncel KTS sürümünde yer almaktadır. Bu özellik ve kullanımı hakkında bilgi almak isterseniz tıklayınız.
B-Önceki Dönemden Devir Yap seçiminde cari bakiyeleri nasıl güncelleniyor?
Örnek bir cari kartı düşünelim. Bize önceki dönemden son bakiyesi 1000 TL olsun.
Eğer devir sonrasında bu cari kartına ait cari işlemlerden yeni döneme aktarılan olmaz ise, devir sonrası cari kartının Açılış Bakiyesi 1000 TL yapılır, ve toplam bakiyesi de 1000 TL olur.
Eğer devir sonrasında bu cari kartına ait cari işlemlerden yeni döneme aktarılanlar varsa (ödenmemiş bir çek-senet, veya vadesi 2010 yılında olan bir cari işlem gibi), bu durumda yeni döneme aktarılan bu işlemlerin toplamı alınır.
Örneğin toplam 300 TL lik cari işlem yeni döneme bu örnek cari kartı için devir sonrasında aktarılmış olsun. Bu durumda devir sonrası cari kartının açılış bakiyesi 1000-300=700 TL olur. Kayıtlı cari işlemlerin toplamı da 300 TL görünür. Toplam bakiyesi yine aynı rakam olan 1000 TL olur.
ÖNEMLİ NOT 2:
Devir İşleminin en güncel KTS sürümü ile yapılması özellikle tavsiye edilir. Eğer kullandığınız sürüm güncel değilse, lütfen öncelikle kullandığınız sürümü güncelleyiniz. Kullandığınız KTS sürümünün güncel olup olmadığını öğrenebileceğiniz ve gerekirse güncelleme yapabileceğiniz linkler için, size uygun olana tıklayınız:
Eğer yukarıdaki linklerden sizin için hangisinin uygun olduğunu bilmiyorsanız, KTS çalışırken "Yardım" menüsünden "KTS Hakkında" seçmeniz yeterlidir. Açılan pencerede versiyon bilgileriniz gösterilecektir. Ayrıca yine açılan pencerede bulunan "KTS versiyon kontrol ve güncelleme sayfası" linkine tıklayarak doğrudan KTS içerisinden güncelleme sayfasına ulaşabilirsiniz.
DEVİRLE İLGİLİ BAZI SORU VE CEVAPLAR
Devir işlemi sonunda önceki dönemdeki bilgilere (bu bilgiler benim için çok önemli) birşey olur mu?
Kesinlikle HAYIR. Önceki dönemdeki bilgilerinize hiçbirşey yapılmaz ve bu bilgiler aynen korunur. İstediğiniz zaman önceki dönemi açıp bu bilgileri izleyebilirsiniz.
Hangi devretme yöntemini kullanmalıyım?
Devir yöntemleri yukarıda açıklanmıştır. Size uygun olan yöntemi yine siz belirlemelisiniz. Eğer isterseniz, devir işlemini birkaç yöntem ile deneyebilir, devir sonucunda yeni döneme devredilen bilgileri inceleyerek, size uygun olan yöntemi deneme-yanılma ile de belirleyebilirsiniz.
Herhangi bir yöntemle devir yaptıktan sonra, yeni dönemi açıp devir işleminin sonucunu görürsünüz. Bu aşamada "keşke diğer yöntemle devir yapsaydım" diye bir tereddütünüz veya isteğiniz olursa, KTS yi kapatıp yeniden başlatarak devir işlemini başka bir yöntem seçerek yeniden yapabilirsiniz.
Devir işlemi önceki dönemdeki verilerinize birşey yapmadığı için, yeni döneme bilgi girişi yapmadığınız sürece tekrar yapmanızda bir sorun bulunmamaktadır.
Yeni çalışma dönemi oluşturmak isteyince DEMO uyarısı alıyorum?
KTS DEMO kısıtlamalarından biri bir firma için en fazla bir çalışma dönemi açılabilmesidir. Lisanslı kullanıcılarımız böyle bir mesaj almazlar.
Devir işlemini ne zaman yapmalıyım?
Yeni yıla ait bir bilgi girmeden önce DEVİR işlemi yapılmalıdır. Yani önceki dönemin son günlerinde, veya yeni dönemin ilk günlerinde DEVİR işlemi yapılması tavsiye edilir.
Bende DEVİR işlemi için açılan ekran yukarıdaki gibi görünmüyor ?
Eğer siz sihirbazı göremeyip eski devir ekranını görüyorsanız, kullandığınız sürüm güncel değil demektir. Yukarıda verilen güncelleme linklerinden size uygun olana tıklayarak, öncelikle kullandığınız sürümü güncellemeniz tavsiye edilir.
Ben DEVİR falan yapmak istemiyorum. Mevcut dönemimi açıp çalışmaya devam edemez miyim?
KTS ile istediğiniz zaman önceki dönemleri seçip açabilirsiniz. Ancak seçilen çalışma dönemi içinde bulunulan yıl olmadığı zaman KTS size dönem açılışında uyarı vererek durumu bildirir (açılışta yanlışlıkla eski dönemleri açmamanız amacıyla). Ayrıca eski dönemleri açıp işlem yapmaya çalıştığınızda, işlemi kaydetme aşamasında KTS size işlem tarihinin çalışma yılına ait olmadığı uyarısını verecektir.
Yeni yıla yeni dönem tanımlayarak başlamanız tavsiye edilir. A-Önceki Dönemden Devam Et yöntemiyle devir yaptığınız takdirde, önceki dönemdeki tüm veriler olduğu gibi yeni döneme kopyalanır ve kaldığınız yerden devam edebilirsiniz.
Bu bilgilere rağmen "ben devir-mevir istemiyorum, eski dönemimi açıp devam etmek istiyorum" derseniz, "Ayarlar" menüsünden "Genel Program Ayarları" seçerek, gelen ayar penceresindeki uyarılarla ilgili ayarları değiştirerek yukarıda bahsedilen uyarıların verilmemesini sağlayabilirsiniz. (KTS esnektir ve size uyar).
Uyarılarla ilgili ayarlar:
- "Genel" sekmesinde bulunan "Çalışma yılı dışında dönem açılırsa kullanıcı uyarılsın mı?" ayarı.
- "Kullanım" sekmesinde bulunan "İşlem tarihi çalışma dönemi dışındaysa uyarı verilsin mi" ayarı.
Devir işlemi için bu yıl ne kadar ödeyeceğim? (artık her yılbaşında devir, güncelleme vs.. ücretleri ödemekten bıktım da)
KTS adı üzerinde, en kolay ve en kullanışlı ticari yazılımdır, ve bütün işlemleri kendinizin kolayca yapabilmesi için tasarlanmıştır. Bize göre hiçbir başka ticari yazılım; kolaylık, kullanışlılık ve esneklik açısından KTS'ye yaklaşamaz. KTS alanında BENZERSİZ ve RAKİPSİZDİR.
KTS ile devir işlemini kimseden yardım vs... almadan, teknik servis peşinde koşmadan, ücret vs.. ödemeden devir sihirbazını çalıştırarak kolayca yapıyorsunuz. Yukarıda verilen bilgileri gözden geçirmeniz yeterlidir.
Eğer tereddütleriniz var veya devir işlemini kendi başınıza yapmak istemiyorsanız, size yakın bir bayimizle irtibata geçebilirsiniz. Bayilerimiz işyerinize gelip devir işlemini yapmak için sizden ücret talep edebilirler (bu ücreti bayi makul ölçülerde kendisi belirlemektedir).
Önceki muhasebe programında her yılbaşı DEVİR işlemi bizim için tam bir kabus oluyordu. Gelen teknik servis elemanlarına PROFESÖR muamelesi yapıyor, ne yaptıklarını anlamaya çalışıyor, hayranlıkla seyrediyorduk. Panik atak halinde, uzun süren işlemler bitince rahat bir nefes alıp, teknik servis elemanını bir tomar para ve teşekkürlerle gönderiyorduk. KTS ile devir işlemini kendim yapabilince size özellikle teşekkür etmek istedim.
Biz teşekkür ederiz.
TekSoft KB2010-Dvr (21.12.2009)
